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Ma Compta




Tout le monde est confronté à la nécessité de tenir ses comptes personnels, même (surtout) si le budget est limité. Savoir à tout moment où on en est, c'est l'assurance de pouvoir affronter les échéances (cela vaut mieux), et d'éviter des découverts et des agios qui sont très souvent ruineux.

Et pour faire vos comptes sur votre Mac, pas besoin de vous ruiner. Un simple logiciel gratuit suffira à la plupart d'entre vous. Si vous n'avez pas des besoins particuliers ou spécifiques, inutile de vous fendre de quelques dizaines d'Euros à acheter Tous Comptes Faits (TCF), ou Money. Vous pouvez jeter votre dévolu sur Real Bank (RB), qui est gratuit et très complet, trop peut-être pour ce que vous en avez à faire.

Dans un autre domaine (le traitement de texte), j'ai dans le passé utilisé Mellel, qui avait quelques avantages. Mais depuis le passage à Léopard, mes fichiers Mellel sont devenus illisibles, car Mellel plantait lamentablement ; j'ai été obligé (sous Tiger) de les reconvertir en un format plus standard (Text Edit) pour les récupérer (sans les enrichissements qui faisaient l'intérêt de Mellel). Depuis, Mellel est revenu, mais je ne l'utilise plus...

Vous n'êtes pas à l'abri d'une telle mésaventure avec TCF, Money, ou RB : rien ne vous garantit qu'ils vont bien passer le cap des futures versions d'OS X ; et avec ces logiciels dont les formats sont propriétaires et non documentés, vous risquez d'être incapable de convertir vos données, et de tout perdre.

La solution que j'utilise depuis bientôt 15 ans (d'abord sous Excel, et maintenant sous Open Office) ne nécessite qu'un simple tableur, et est très facile à mettre en œuvre, et à gérer au quotidien. Avec quelques astuces, elle est très efficace, et me suffit largement. Si vous comprenez bien ce que vous faites, il y a beaucoup de chances qu'elle vous suffise à vous aussi. Avec Open Office, les risques d'un logiciel devenu obsolète sont beaucoup moindres car c'est un standard beaucoup plus répandu, beaucoup mieux suivi : il y a plus de chances pour que, dans dix ans, vous puissiez encore accéder sans problèmes à vos fichiers d'aujourd'hui.

C'est bientôt le début d'une nouvelle année, et c'est le moment de tester cette compta ultra-simplifiée, et pourtant très efficace. Alors, si vous êtes tenté(e), téléchargez Open Office si vous ne n'avez pas déjà sur votre Mac (j'utilise pour ma part NéoOffice qui a été le premier à s'adapter au Mac), passez sur Calc, et mettez-vous au travail...

1- Ouvrez un tableur Open Office (ou Néo Office),

et remplissez les 6 premières lignes de la façon suivante :
tableur

2- Voici les formules que vous devez entrer :


en B1 : =SOMME(B5:B800) la somme de toutes vos dépenses ; si vous en faites plus dans l'année, changez 800 partout où il figure dans les lignes qui suivent.
en C1 : =SOMME(C5:C800) la somme de toutes vos recettes ;
en D1 : =C4-B4 le solde nominal, c'est à dire celui de votre dernier bordereau bancaire
en F1 : =C1-B1 le solde réel, compte tenu des dépenses faites, mais pas encore prises en compte par la banque
en B4 : =BDSOMME(A5:C800;"débit";A2:C3) somme de toutes les dépenses enregistrées par la banque
en C4: =BDSOMME(A5:C800;"crédit"; A2:C3) idem pour les recettes (respectez bien la ponctuation : et ; )
en A3 : >0 c'est le critère de calcul du solde nominal ; dans la colonne A, reportez le numéro du bordereau bancaire sur lequel votre opération (dépense ou recette) a été prise en compte par la banque ; si la cellule reste blanche, c'est que la banque ne l'a pas encore prise en compte. Les bordereaux bancaires seront numérotés de 1 à N depuis le début de l'année.
En E1, insérez des blancs entre Nominal, Solde et Réel pour occuper toute la colonne, justifier Nominal à gauche, et Réel à droite.

3- Recopiez les autres cellules telles quelles :

les lignes 2 et 5 sont semblables (et indispensables)
Les cellules B4 et C4 calculent les dépenses et recettes comptabilisées par la banque, alors que B1 et C1 totalisent toutes vos dépenses et recettes.
Les lignes 2 à 4 définissent les critères d'utilisation d'une banque de données, contenue dans les colonnes A à C, et qui commence en ligne 5.
En C6, reportez le solde initial du compte au début de l'exercice, et n'oubliez pas le 1 en A6.

En colonne D (opération), vous reporterez le numéro du chèque, ou la nature de l'opération effectuée : carte bancaire, crédit ou débit automatique ou programmé.
Mettez en colonne E le détail de l'opération effectuée (par exemple " loyer de janvier"), et en colonne F la date de celle-ci.
Vous pourrez mettre en colonne G le numéro d'une facture ou d'un document afférent à l'opération, et conserver tous ces documents (numérotés de 1 à K) dans un dossier.

4- Utilisez des références croisées :

Pour chaque opération, reportez le numéro du bordereau bancaire en colonne 1; et reportez (à l'encre rouge pour bien le distinguer) le numéro de la ligne du tableur où se trouve consignée l'opération, sur la ligne correspondante du bordereau bancaire ; cela oblige à ne pas supprimer ou insérer de lignes au sein de la base de données ; si vous devez supprimer une opération, laissez la ligne en blanc, ou remplissez la de xxx. Vous pouvez aussi reporter sur la facture le numéro de la ligne du tableur où est reportée l'opération ; vous passerez ainsi d'un document à l'autre facilement.

Pour illustrer l'utilisation des références croisées,

Voici un extrait (un peu filtré...) d'un de mes comptes de cette année : sur la figure ci-dessous, un extrait de la liste des dépenses. Les numéros 41, 42 et 43 dans la colonne A représentent les bordereaux bancaires dans lesquels ont été prises en compte les opérations.
exemple

Les lignes où la colonne A est en blanc représentent des dépenses faites, mais pas encore prise en compte par la banque.

La figure suivante est un extrait du borderau 43 (un peu flouté lui aussi). Voyez comment la dépense de la ligne 351 a été annotée à l'encre rouge sur le bordereau bancaire. Même chose pour les autres dépenses. Si vous gardez des factures, numérotez-les de la même façon (351, 348, etc...) et rangez les dans l'ordre dans un dossier. 354 + 352 représentent deux achats différents pris en compte simultanément par la banque (qui ne me facilite pas l'existence).
bordereau

Si vous avez des dépenses et recettes régulières qui reviennent chaque mois, inscrivez-les sur des lignes contiguës, et faites un copier-coller de l'ensemble d'un mois sur l'autre (en modifiant au besoin si les sommes changent).

Au delà de la colonne G, vous pouvez rajouter des informations pour faire un début de comptabilité analytique ; utilisez par exemple la colonne "Clé 1" pour définir le bénéficiaire de l'opération, et la colonne "Clé 2" pour désigner la nature d'une dépense (impôts, loyer, nourriture, boisson, loisirs, etc...)

N'oubliez pas pour afficher les entêtes en permanence, de glisser (en haut et à droite du tableur) le curseur de séparation des fenêtres affichées en dessous de la ligne 2. Sur la ligne zéro du tableur celle qui contient les lettres des colonnes, cliquez sur B et faites un cmd-click sur C ; les deux colonnes s'affichent en noir (sélectionnées) ; choisissez le menu <Format<Cellules<Nombre, et sélectionnez deux décimales.
tableur

Et si vous avez plusieurs comptes (je vous le souhaite), créez de nouvelles feuilles avec le menu <Insertion<Feuille, et recopiez dans chaque feuille le contenu des lignes 1 à 5. Pour chacune, il faudra redéfinir les largeurs de colonnes.

Recopiez les 6 premières lignes dans un autre document tableur que vous appellerez "model_compta" et qui vous servira à redémarrer l'an prochain sans avoir à refaire toutes ces manipulations.

Cerise sur le gâteau, sous Open Office (ou Néo Office), vous pouvez enregistrer votre fichier avec un mot de passe : vos comptes seront à l'abri des regards indiscrets... on ne sait jamais.